Apprenez les bases de la saisie de données dans Excel.
Comme nous l’avons vu précédemment, les cellules Excel permettent de saisir quatre types de données :
- Des libellés (du texte);
- Des nombres (entiers et décimaux);
- Des formules et fonctions (parfois des références seules);
- Des dates.
Saisir du texte
Pour saisir du texte dans une cellule il suffit de la sélectionner à l’aide du clavier ou de la souris et de taper le texte au clavier, puis d’appuyer sur la touche Entrée (déplacement de la cellule active vers le bas) ou sur la touche Tabulation (déplacement de la cellule active vers la droite). La touche tabulation est la longue touche à gauche de la lettre Q sur le clavier, habituellement représentée par deux flèches en direction gauche et droite.
Par défaut, le texte saisi dans une cellule a un alignement de gauche, comme dans un fichier de texte brut ou dans un paragraphe Word. La mise en forme et l’alignement du texte peuvent être changés avec les options de mise en forme disponibles dans les groupes Police et Paragraphe de l’onglet Accueil.
Exercice : Saisis quelques libellés dans des cellules en utilisant les touches Entrée et Tabulation et observe la différence de déplacement de la cellule active. Remarque aussi comment tous les libellés sont alignés sur la gauche, par défaut.
Saisir des nombres
La saisie de nombres s’effectue comme la saisie de texte, en sélectionnant la cellule visée et en entrant le nombre à l’aide du clavier. Pour saisir des nombres, il est toutefois préférable d’utiliser le pavé numérique disponible sur certains claviers étendus. Pour les ordinateurs portables n’ayant pas de pavé numérique, il est possible de s’en procurer un séparément qui se connecte à l’un des ports USB de l’ordinateur.
Par défaut, les nombres sont alignés à droite dans une cellule, le séparateur de milliers est l’espace et le séparateur de décimales est la virgule, comme c’est le cas dans la langue française. Attention, si vous utilisez Excel en anglais, il se pourrait que votre séparateur de milliers soit la virgule et que le séparateur de décimales soit le point, comme c’est le cas dans la langue anglaise. Ces paramètres peuvent être modifiés dans les paramètres de Windows et d’Excel.
Exercice : Saisis quelques nombres entiers et quelques nombres avec des décimales et observe comment Excel les aligne dans les cellules.
Saisir des formules et fonctions
Comme nous le verrons lorsque nous allons apprendre à travailler avec les formules et fonctions, toutes les formules dans Excel doivent débuter par le signe égal (=). C’est ce qui indique à Excel que ce qui suit doit être traité comme une opération mathématique ou une commande. La cellule affiche le résultat de la formule entrée dans la barre de formule.
Saisir des dates
Il existe plusieurs façons de saisir des dates dans Excel. La plus standard consiste à écrire l’année, suivie d’un trait d’union, puis le mois, suivi d’un trait d’union, puis le jour. Par exemple : 2022-02-13. Il est aussi possible de n’entrer que les deux derniers chiffres de l’année : 22-02-13, Excel entrera l’année complète 2022.
Excel est très permissif quant à la saisie de dates et il tente toujours de deviner ce que nous voulons entrer. Par exemple, si vous entrez 02-13, il entrera le 13 février de l’année en cours. Si vous entrez 13-02, il assumera encore qu’il s’agit du 13 février de l’année en cours. Par contre, si vous entrez deux nombres plus petits que 13, il assumera toujours que le premier nombre entré est le mois, comme si vous aviez entré la date dans son format long. Par exemple, 03-08 = le 8 mars de l’année en cours. 09-10 = le 10 septembre de l’année en cours.
Bonne pratique : Il est préférable de toujours entrer la date complète incluant au moins les deux derniers chiffres de l’année en cours, suivis du mois et du jour. Cela vous évitera des erreurs de saisie de date.
Exercice : Entre différentes dates dans quelques cellules en essayant la date longue ainsi que seulement le mois et l’année. Entre des dates dont le jour est plus grand que 12 et observe comment Excel devine toujours la bonne date. Entre quelques dates dont le jour est plus petit ou égal à 12 et observe comment le premier nombre entré est toujours considéré comme le mois.
Vous avez des questions ou une partie de ces explications ne vous paraît pas assez claire? Vous avez repéré une coquille? Durant toute la session, n’hésitez pas à poser des questions ou à intervenir dans la boite de commentaire ci-dessous.